Mudarte de oficina es un proyecto que no puede tomarse a la ligera. Dependiendo del tamaño de la organización es el tamaño de las medidas que necesitarás, sin embargo hay dos aspectos fundamentales para una mudanza de oficina que nunca deben faltar y por eso queremos aprovechar este espacio para contártelos. Recuerda que estas son algunas recomendaciones pero solo tú y tu equipo saben específicamente en qué puntos trabajar y/o agregar a lo que a continuación te vamos a presentar.
Comunicación Interna
Uno de los principales factores en el cual debes enfocarte en la mudanza de una oficina, es la comunicación interna de tus colaboradores. Imagínate todas las emociones, ideas, expectativas y problemas que tú tendrías si tuvieras que mudarte de casa, ahora eso multiplícalo por el número de colaboradores que también serán parte de esta mudanza. Suena a un gran reto, ¿no es así?
La clave para sobrellevar esta situación está en como comunicarlo y trabajar de la mano con Recursos Humanos y Marketing. Genera una estrategia de comunicación en la cual conviertan el proyecto de mudarse en un objetivo positivo y que además motive, pues seguro ya sabes que tener colaboradores motivados y cómodos mejora el desempeño de sus actividades.
Por otro lado, es muy importante que tomes en cuenta que en ocasiones solo se requiere mudar a ciertas áreas de la organización. Si este es tu caso, necesitarás de dos estrategias de comunicación: la primera para las áreas que se mantienen en las oficinas actuales y la segunda para las áreas que se mudarán.
Uno de los errores más comunes en esta situación es que la estrategia se enfoca únicamente en las áreas que se mudarán y se olvidan de aquellos que se quedan. Es muy importante transmitir a toda la organización lo valioso que es la mudanza y resaltar los beneficios que obtendrán ambas partes. De esta manera evitarás los comentarios negativos y disgustos en los colaboradores.
Preparación de la Logística
Por otro lado, si eres parte de RH muy probablemente quisieras saltarte este paso, lo sé, no es tu materia, sin embargo, la preparación de la logística es fundamental para obtener una mudanza exitosa y hay mucho que puedes hacer para hacerla más eficiente.
La primer recomendación, es acercarte al administrador del edificio u oficina para que te detalle las especificaciones, restricciones y reglas que debes seguir en el proceso de mudanza. El objetivo de esto es que cuentes con esta información antes de reunirte con el proveedor de mudanza ya que lo necesitará para planificar una logística adecuada.
Este paso es muy importante ya que antes de iniciar la mudanza requerirás hacer un Levantamiento; que en términos básicos es una inspección de tus oficinas para estimar el volumen de mobiliario y artículos que piensan trasladar en la mudanza, además de revisar accesos y las maniobras necesarias.
Durante la inspección se podrá identificar si se requiere de un técnico o proveedor especialista, como por ejemplo para la desconexión de equipos electrónicos, desmantelamiento de comedores industriales o la desinstalación e instalación de los Cuartos de Equipos (ER) o mejor conocidos como SITE´s. (Nuestra recomendación es contactar directamente al proveedor de fábrica ya que ellos son los especialistas, o bien en nuestro caso podríamos cotizar alguno que por supuesto cumpla con los estándares de calidad necesarios).
Ese mismo día de la inspección, el levantamiento también requerirá de una reunión para la planificación, dónde se usará la información de la administración de tu edificio u oficina, además de comentar cómo te gustaría planificar la logística y señalar qué puntos son los más importantes a cubrir, para enfocarnos en ellos hasta que tengamos todo cubierto.
Como puedes ver, el levantamiento es fundamental para que se te pueda presentar el costo de la mudanza, pero estos son simplemente unos de los muchos pasos que tiene una mudanza, así que es muy importante que empieces con 3 o 4 semanas de anticipación antes del día de mudanza. (Sin olvidar el tiempo que te tomará recibir la autorización e ingresar todo el papeleo necesario para realizarla).
Finalmente, sabemos que todo esto puede parecer mucho, sin embargo te podemos asegurar que siguiendo estas recomendaciones podrás realizar tu mudanza de una manera más fácil y ordenada. Además recuerda que nosotros ofrecemos el servicio de levantamiento y consultoría, así como de mudanzas puerta a puerta para ayudarte en todo lo que necesites. No dudes en contactarnos para cualquier duda que tengas al respecto, esperamos estar en contacto pronto y que la información te haya sido muy útil.